Barmherzige Brüder IT Services
Zentrale IT-Beschaffung für 51 Häuser
Wie die BBITS mit ProcureMate Transparenz, Standardisierung und Skalierbarkeit schaffen
"ProcureMate hilft uns dabei, innerhalb der IT bei unseren Prozessen in der Beschaffung von IT-Equipment für Transparenz und Standardisierung zu sorgen."
Gerhard Schrittesser
Bereichsleiter IT-Operations
Herausforderung
Dezentrale Beschaffung in einer wachsenden Organisation
Die Barmherzigen Brüder IT-Services versorgen mehr als 30 österreichische Einrichtungen im Gesundheits- und Sozialwesen mit stabiler IT – von den Applikationen bis zur Infrastruktur. Mit dieser Verantwortung wuchs auch die Komplexität der internen Beschaffung. Dezentrale Strukturen, unterschiedliche Hausanforderungen und fehlende zentrale Steuerung machten einen einheitlichen Prozess schwierig.
Gesucht war keine reine Bestelllösung, sondern eine Plattform, die zentrale Kontrolle und lokale Flexibilität gleichzeitig ermöglicht. „Die Größenordnung, in der wir operieren, bringt automatisch eine gewisse Komplexität mit sich", erklärt Schrittesser. „Wir wollten ein Tool einsetzen, das uns eine gewisse zentrale Steuerung ermöglicht, um unseren Häusern gleichzeitig eine gewisse Flexibilität in der Beschaffung zu ermöglichen."
Lösung
ProcureMate – implementiert in zwei Wochen
Den entscheidenden Impuls gab ein Jahresgespräch mit dem langjährigen Partner ACP. Claudia Heit, Key Account Manager bei ACP TEKAEF, erinnert sich: „Wir arbeiten ja schon sehr lange mit den Barmherzigen Brüdern zusammen. Wie wir beim Jahresgespräch mit Gerhard zusammengesessen sind, hat er uns von seinen Herausforderungen über den Beschaffungsprozess erzählt – und uns war sofort klar, wir haben das richtige Produkt: unser ProcureMate. Genau für solche Themen wie strategischer Einkauf und klare Prozessabwicklung ist unser System geschaffen."
Was folgte, überraschte auch intern: Dank Cloud-Architektur und standardisierter Open-API-Schnittstellen war ProcureMate in rund zwei Wochen produktiv im Einsatz. „Die reine Implementierungszeit war bei uns circa zwei Wochen. Unsererseits mussten Stammdaten geliefert werden, und somit blieb intern der Ressourcenaufwand recht gering", berichtet Eduard Kokesch, Workplace Manager bei den Barmherzigen Brüdern IT-Services. Kein klassisches IT-Projekt, keine langwierige Integration – sondern ein schneller, schlanker Start.
Mehrwert
Struktur und Flexibilität in einem System
51 Häuser, ein Beschaffungsprozess
ProcureMate bildet die gesamte Organisationsstruktur ab: Jedes der 51 angebundenen Häuser arbeitet mit seinem individuell freigegebenen Sortiment, klar definierten Rollen und getrennten Daten – koordiniert aus einer zentralen Steuerung heraus. „Uns war wichtig, dass wir den Häusern einen Single Point of Contact für den Beschaffungsprozess zur Verfügung stellen können, in dem genau die Produkte gelistet sind, die für die Häuser relevant und von uns freigegeben sind", erklärt Kokesch.
Vorteile:- Keine falschen Bestellungen durch ungeprüfte Produkte
- Klare Datentrennung zwischen den Häusern
- Zentrale Steuerung bei gleichzeitiger Eigenständigkeit der Häuser
Flexible Genehmigungen – mobil und ohne Systemwechsel
Die Genehmigungsprozesse lassen sich je Haus individuell konfigurieren und laufen dort, wo der Alltag stattfindet. Thomas Rupp, Workplace Manager bei den Barmherzigen Brüdern IT-Services, beschreibt es so: „Die Genehmigungen laufen ab jetzt sehr flexibel. Die meisten Genehmigungen laufen bei uns per Mail und direkt am Handy."
Vorteile:- Genehmigungen per Mail oder Smartphone – ohne Systemanmeldung
- Individuelle Regeln pro Haus, ohne zusätzliche Komplexität
- Schnellere Durchlaufzeiten im Bestellprozess
Automatische Datenübergabe ans IT-Assetmanagement
Ein besonders starker Effekt zeigt sich in der Systemintegration. Rupp ergänzt: „Wir haben auch die Möglichkeit, die relevanten Daten direkt in unsere IT-Assetmanagement zu übertragen." Die Belegfluss-API sorgt dafür, dass Gerätedaten automatisch weitergeleitet werden – ohne manuelle Nachpflege.
Vorteile:- Keine doppelte Datenpflege
- Assetmanagement immer aktuell
- Beschaffung und IT-Betrieb wachsen zu einem durchgängigen digitalen Prozess zusammen
Zentrale Steuerung, dezentrale Freiheit
Was zunächst wie ein Widerspruch klingt, ist heute gelebte Praxis. „Durch den Einsatz von ProcureMate schaffen wir es jetzt, diese Prozesse zentral zu steuern, im gleichen Ausmaß aber auch die erwähnte Flexibilität in unseren Häusern beizubehalten", fasst Schrittesser zusammen. Die Häuser arbeiten eigenständig – aber innerhalb klar definierter Rahmenbedingungen, die Orientierung geben statt einzuschränken.
Ausblick
Von der IT-Beschaffung zur zentralen Plattform
Die Einführung von ProcureMate war kein einmaliges Projekt, sondern der Beginn einer Weiterentwicklung. „Wir sind mit ProcureMate noch lange nicht am Ende. Wir haben es jetzt geschafft, vier alternative Lieferanten zusätzlich zur ACP in unseren Webshop mit einzubinden, und möchten das jetzt noch ausbauen", so Schrittesser. Das langfristige Ziel ist klar formuliert: „Einen Single Point of Contact für das ganze Bestellwesen – für unsere Häuser und unsere Einrichtungen. Um den ganzen Prozess und die ganze Abwicklung des Bestellwesens zu erleichtern."
ProcureMate entwickelt sich damit von einer Lösung für IT-Beschaffung zu einer zentralen Plattform für das gesamte Bestellwesen der Barmherzigen Brüder.
Bringen Sie Ihren Einkauf auf das nächste Level.
Die passende Lösung für Ihre Organisation wartet auf Sie.